Quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân khách sạn

Quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân khách sạn cần phải chuyên nghiệp và có quy trình rõ ràng. Bởi công việc của bộ phận lễ tân khách sạn – bộ phận được coi là gương mặt đại diện cho khách sạn, đón tiếp và tiễn chân khách hàng. Trong bài viết ngày hôm nay, OZ CORP muốn giới thiệu đến quý chủ đầu tư quy trình làm việc khoa học và hiệu quả nhất cho vị trí nhân viên lễ tân khách sạn.
bo-phan-le-tan-khach-san
Bộ phận lễ tân khách sạn

1. Chuẩn bị trước khi đón khách

Ngay sau khi nhận bàn giao công việc và kiểm tra lại số lượng phòng. Nhân viên lễ tân khách sạn phải nhanh chóng nắm được danh sách khách hàng sẽ check-in, check-out từ nhân viên đặt phòng khách sạn. Nhân viên phải nắm rõ những thông tin của khách hàng để tiện cho việc đón khách và quan trọng là lễ tân phải kiểm tra lại với bộ phận phòng để chắc chắn phòng đã được dọn dẹp sạch sẽ, sẵn sàng đón khách.

2. Check-in cho khách

Khi khách hàng đến, bộ phận lễ tân khách sạn là người đầu tiên tiếp đón và hướng dẫn họ. Nếu khách hàng đã đặt phòng trước, thì lễ tân sẽ tiến hành hỏi tên của khách, tên người đặt và xác nhận lại. Nếu tên khách hàng có trong danh sách thì chỉ cần xác nhận lại thông tin với khách như: tên, địa chỉ, thời gian lưu trú, các dịch vụ mà họ đã đặt,…Còn nếu khách hàng không có tên trong danh sách thì nhân viên lễ tân phải ngay lập tức thông báo cho tổ đặt phòng để họ xử lý, nhanh chóng đáp ứng phòng cho khách hàng.
bo-phan-le-tan-khach-san
Bộ phận lễ tân khách sạn
Đối với những khách hàng chưa đăng ký đặt phòng, thì nhân viên lễ tân phải thực hiện nhiệm vụ giới thiệu cho họ về các loại phòng còn trống của khách sạn, các dịch vụ mà khách sạn để khách hàng lựa chọn. Khi khách hàng lựa chọn được phòng thì lễ tân sẽ tiến hành làm thủ tục check-in cho họ. Sau khi đã xác nhận được thông tin của khách, lễ tân yêu cầu khách hàng hoàn thiện thủ tục check-in. Mỗi khách sạn có một kiểu mẫu đăng ký thủ tục khác nhau, nhưng đa phần chúng vẫn có những yêu cầu thông tin giống nhau:
  • Đối với du khách là người Việt, thì chỉ cần xin chứng minh thư và yêu cầu khách đặt cọc tiền hoặc thanh toán hết tiền phòng. Nếu khách đi theo đoàn thì có thể để khách thanh toán khi làm thủ tục check-out. 
  • Đối với khách nước ngoài, nhân viên lễ tân sẽ hỏi mượn Passport của họ để kiểm tra và lấy thông tin cần thiết. Yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán tiền phòng trước khi trả passport lại cho họ. Còn nếu là khách công ty, khách đoàn thì trả lại hộ chiếu cho họ và làm thủ tục thanh toán khi khách trả phòng.
  • Đối với những trường hợp khách sạn giữ lại hộ chiếu và chứng minh thư thì nhân viên phải sắp xếp chúng theo thời gian nhận phòng của khách hoặc bằng những đánh dấu đặc biệt nào đó theo quy định chung của khách sạn để tránh thất lạc và có thể dễ dàng tìm thấy khi trả cho khách.
Sau đó, lễ tân sẽ đưa cho khách hàng mẫu đăng ký tương ứng, thông thường, các khách sạn sẽ có hai mẫu đăng ký một dành cho khách lẻ và một dành cho khách đoàn. Sau khi làm thủ tục đăng ký xong, nhân viên lễ tân phải xác nhận lại với khách hàng về dịch vụ kèm theo và các dịch vụ mà họ đăng ký, nhắc họ về thời gian dùng bữa sáng, thời gian của các dịch vụ khác và giao chìa khoá phòng cho nhân viên hành lý để dẫn khách lên nhận phòng. Ngay sau đó, nhân viên lễ tân phải cập nhật ngay thông tin của khách hàng vào hệ thống quản lý của khách sạn để tiện theo dõi và chăm sóc.

3. Khai báo tạm trú cho khách

Đây là thủ tục hành chính mà khách sạn cần phải thực hiện. Sau khi khách làm thủ tục nhận phòng nhân viên lễ tân sẽ nhập thông tin của khách vào phần mềm quản lý của khách sạn. Đến 21 giờ mỗi ngày, nhân viên lễ tân phụ trách ca tối sẽ in danh sách khách lưu trú của ngày hôm đó ra, kiểm tra lại trước khi khai báo tạm trú cho khách.

thiết kế khách sạn

4. Thủ tục Check-out cho khách

Khi khách hàng làm thủ tục trả phòng, họ sẽ bàn giao lại chìa khoá cho lễ tân. Nhân viên lễ tân phải liên hệ ngay với bộ phận buồng phòng để kiểm tra đồ dùng, thiết bị trong phòng xem khách sử dụng những đồ dùng gì, thiết bị trong phòng có bị hư hỏng hay không để ghi và cột ghi chú, yêu cầu khách thanh toán. 

Đồng thời, nhân viên cũng phải xác nhận lại với khách hàng về những dịch vụ mà họ đã sử dụng của khách sạn trong thời gian lưu trú. Khi khách hàng đã xác nhận thì nhân viên tiến hành in hoá đơn, thông báo số tiền mà khách hàng phải thanh toán và nhận tiền của thanh toán từ họ. Sau đó, nhân viên sẽ trả lại chứng minh thư, hộ chiếu cho những trường hợp khách bị giữ lại để họ ra về.

Trên là quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân khách sạn. Hi vọng bài viết này sẽ hữu ích dành cho quý chủ đầu tư. Qúy chủ đầu tư có nhu cầu kinh doanh khách sạn. Hãy liên hệ ngay với OZ CORP để được Tư vấn - Thiết kế - Thi công khách sạn trọn gói nhé !
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THIẾT KẾ KIẾN TRÚC OZ
Hotline: 0988 145 453 - 0962 771 774 Mr. HIỆP
>>>Văn Phòng Giao Dịch:
151 Trần Não, Phường Bình An, Quận 2, TP.HCM
>>>Trụ Sở Chính:
231-233 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
(+84) 028. 66 783 784 – 028. 66 783 866
>>>Website:
Ozcorp.vn - Thietkekhachsandep.net - Xaydungkhachsan.net
>>>Email:
info@ozcorp.vn - ceo@ozcorp.vn

Đăng nhận xét

[facebook]

MKRdezign

Biểu mẫu liên hệ

Tên

Email *

Thông báo *

Được tạo bởi Blogger.
Javascript DisablePlease Enable Javascript To See All Widget