Nhân viên đặt phòng khách sạn và quy trình làm việc tiêu chuẩn

Công việc hàng ngày của một nhân viên đặt phòng khách sạn là tiếp nhận yêu cầu đặt phòng từ khách hàng. Kiểm tra số lượng phòng trống của khách sạn và làm thủ tục nhận phòng cho khách. Công việc tưởng chừng như rất đơn giản nhưng yêu cầu phải có sự tỉ mỉ và cẩn thận vô cùng cao. Vì vậy cần có một quy trình làm việc tiêu chuẩn dành cho nhân viên đặt phòng.

1. Nhận yêu cầu đặt phòng trực tiếp và gián tiếp

Thông thường khách hàng sẽ gọi điện trực tiếp đến khách sạn để yêu cầu đặt phòng, họ cũng có thể trực tiếp đến khách sạn. Một bộ phận khách hàng sử dụng các trang web đặt phòng trực tuyến mà khách sạn tham gia hoặc trên những những website đặt phòng của khách sạn. Nhân viên đặt phòng khách sạn cần phải kiểm ra thật kỹ những nguồn này để nhanh chóng tiếp nhận yêu cầu của khách hàng.
nhan-vien-dat-phong-khach-san
Nhân viên đặt phòng khách sạn
Khi nhận yêu cầu của khách hàng, nhân viên đặt phòng khách sạn cần phải nắm được đầy đủ thông tin sau: 
  • Tên khách hàng, tên người đăng ký
  • Địa chỉ khách hàng
  • Số điện thoại, email của khách hàng
  • Số lượng khách
  • Ngày giờ khách đến
  • Số lượng và loại phòng yêu cầu
  • Số đêm lưu trú
  • Hình thức thanh toán,…và một số yêu cầu đặc biệt nếu khách có yêu cầu.

2. Kiểm tra khả năng đáp ứng phòng của khách sạn

Trong khi tiếp nhận yêu cầu đặt phòng của khách hàng, nhân viên đặt phòng khách sạn phải thao tác nhanh. Nhập những yêu cầu về số lượng phòng, loại phòng, ngày giờ đặt phòng vào hệ thống quản lý của khách sạn. Kiểm tra xem số lượng phòng và loại phòng còn trống của khách sạn.

thiết kế khách sạn

Để nắm được chính xác số lượng phòng trống, cũng như những thông tin khác về phòng trong khách sạn thì đã có những phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ.

3. Thỏa thuận với khách hàng về việc đặt phòng

Khi kiểm tra phòng sẽ có hai trường hợp xảy ra, đó là: khách sạn có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách và khách sạn không có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách. Đối với 2 trường hợp trên, nhân viên đặt phòng khách sạn có thể :
  1. Trường hợp khách sạn có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng: Nhân viên đặt phòng chỉ cần thông báo lại với khách, thoả thuận với họ về giá phòng, các dịch vụ kèm theo và khả năng đáp ứng những yêu cầu đặc biệt của khách hàng.
  2. Trường hợp khách sạn không có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng: Nhân viên đặt phòng cần gửi lời xin lỗi đến khách hàng và thông báo với họ là khách sạn hết phòng trống theo yêu cầu. Đồng thời, khéo léo giới thiệu cho họ những loại phòng khác có chất lượng gần nhất với yêu cầu hoặc xin đổi ngày giờ nhận phòng. Nếu khách hàng không đồng ý thì xin lỗi họ và đưa tên họ vào danh sách khách chờ. Nhân viên đặt phòng sẽ thông báo với khách ngay khi khách sạn có phòng và tiếp nhận lại yêu cầu đặt phòng của khách.

4. Nhập thông tin đặt phòng

Khi khách hàng đồng ý đặt phòng, nhân viên đặt phòng khách sạn sẽ tiến hành nhập thông tin của khách hàng theo yêu cầu của khách sạn. Thông thường, khách sạn nào cũng có 2 loại mẫu đặt phòng, đó là: mẫu dành cho khách lẻ và mẫu dành cho khách đoàn.

5. Khẳng định thông tin đặt phòng tới khách hàng

Sau khi đã hoàn thành thủ tục nhận đặt phòng cho khách. Nhân viên đặt phòng khách sạn phải khẳng định lại với khách hàng thông qua tin nhắn điện thoại hoặc email theo quy định mà khách sạn đề ra.

6. Lưu thông tin đặt phòng của khách hàng vào hệ thống

Nhập và lưu đầy đủ thông tin về yêu đặt phòng của khách hàng lên hệ thống quản lý của khách sạn. Với mục đích để các bộ phận khác lên kế hoạch và chuẩn bị công việc cần thiết, đặc biệt là bộ phận phòng của khách sạn.

7. Nhận khẳng định lại từ khách hàng

Nếu khách hàng có sửa đổi về yêu cầu gì thì nhân viên phải kiểm tra lại khả năng đáp ứng của khách sạn và thông báo lại cho khách. Còn nếu khách huỷ yêu cầu đặt phòng thì nhân viên hãy hỏi rõ lý do và vui vẻ xử lý cho họ.
nhan-vien-dat-phong-khach-san
Nhân viên đặt phòng khách sạn
Khi gửi xác nhận đặt phòng cho khách, nhân viên cũng thông báo với họ việc hồi đáp lại theo thời gian quy định của khách sạn, thường sẽ là 15 ngày với khách đoàn và 3 ngày với khách lẻ.

8. Tổng hợp

Hàng ngày, nhân viên đặt phòng khách sạn phải báo cáo danh sách khách nhận phòng và trả phòng cho quản lý. Để giúp họ nắm được số lượng khách và để bộ phận lễ tân chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách.

Trên là 8 bước làm việc tiêu chuẩn dành cho nhân viên đặt phòng khách sạn chuyên nghiệp. Đây sẽ là nguồn thông tin hữu ích cho các nhà quản lý khách sạn, quý chủ đầu tư cũng như những ai đang làm việc tại vị trí này.

Qúy chủ đầu tư có nhu cầu kinh doanh khách sạn. Hãy liên hệ ngay với OZ CORP để được Tư vấn - Thiết kế khách sạn - Thi công khách sạn trọn gói nhé !
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THIẾT KẾ KIẾN TRÚC OZ
Hotline: 0988 145 453 - 0962 771 774 Mr. HIỆP
>>>Văn Phòng Giao Dịch:
151 Trần Não, Phường Bình An, Quận 2, TP.HCM
>>>Trụ Sở Chính:
231-233 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
(+84) 028. 66 783 784 – 028. 66 783 866
>>>Website:
Ozcorp.vn - Thietkekhachsandep.net - Xaydungkhachsan.net
>>>Email:
info@ozcorp.vn - ceo@ozcorp.vn

Đăng nhận xét

[facebook]

MKRdezign

Biểu mẫu liên hệ

Tên

Email *

Thông báo *

Được tạo bởi Blogger.
Javascript DisablePlease Enable Javascript To See All Widget